Legislativo institui Tabela de Temporalidade Documental

O Plenário do Legislativo aprovou em única votação, por unanimidade, na sessão ordinária realizada na segunda-feira (3), o Projeto de Resolução nº 87/18, da Mesa da Câmara, que institui a Tabela de Temporalidade Documental da Câmara Municipal de Novo Horizonte.

De acordo com a proposta, a Tabela de Temporalidade Documental é um instrumento resultante da avaliação dos documentos, que define prazos de guarda e a destinação dos documentos que compõem o acervo da Câmara, que será revisada a cada quatro anos por Comissão a ser constituída com essa finalidade.

Conforme o Projeto, os documentos de arquivo são identificados como correntes, ou seja, aqueles em curso ou que se conservam junto às unidades produtoras em razão de sua vigência e da frequência com que são por elas consultados; intermediários, ou seja, aqueles que, esgotados os prazos de guarda nas unidades administrativas, possam ser eliminados sem prejuízo para a coletividade ou para a memória da instituição; e permanentes, ou seja, aqueles que devem ser preservados, por força das informações neles contidas.

A eliminação de documentos, segundo o texto, dependerá de autorização por Decreto Legislativo e será formalizada por meio de registro de ata assinada pelos integrantes da Comissão de Avaliação de Documentos, a qual consignará a quantidade de documentos, data limite de guarda, espécie de documentos eliminados e os meios utilizados para destruição.

Por fim, a proposta prevê que a destruição física dos documentos poderá ser feita por incineração, destruição mecânica, transformação em aparas ou por outro meio adequado a critério da Comissão.

Os integrantes da Mesa da Câmara explicaram que o Poder Público tem o dever de promover a gestão dos documentos de arquivo, bem como assegurar o acesso às informações neles contidas. "A falta de uma política de gestão documental tem como consequência o acúmulo desordenado e inadequado de documentos, gerando graves problemas de Administração, que variam do armazenamento ao acesso", observaram.

Desta forma, para os vereadores, instituir a Tabela de Temporalidade Documental é o instrumento da gestão documental que identifica os valores dos documentos, define os prazos de guarda e a sua destinação final. "O objetivo da tabela é identificar as situações que exigem maior ou menor tempo de guarda nos arquivos, objetivando a economia e a eficácia no aproveitamento dos recursos, uma vez que os documentos serão conservados somente pelo tempo necessário", salientaram.

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Tramitação

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